1. Buat konsep yang menarik dan sesuaikan konsep tersebut dgn atribut yang ada di acara, mulai banner, postingan media sosial, dan yang paling utama ya nama acaranya. Misalnya, festival lari, ga mungkin kan namanya walking fest. Apalagi kalau bikin acara seharian, masa iya dinamai cuma pagi doang? Aneh ga si? UGM udah bener tuh bikin pasar pagi ya pagi doang. Tetep rame kan?
2. Tentukan juga target audiens, penonton atau pengunjung acaranya. Sesuaikan dengan konsep utama. Misal bikin acara di area anak mahasiswa dan kebiasaan ala mahasiswa yang nongkrong skena-skena gitu, berarti promosi dan marketingnya ke mahasiswa di kampus-kampus supaya mereka tertarik datang ke acara kita kan yaa? Anak sekolah cocok ga? Ya ada sebagian. Sebagian lainnya gimana? Beda kultur kali. Jangan disama-samain. Belum lagi uang sakunya jelas beda dong. Apalagi anak SMP, SD, TK. hehe.
3. Jujur aja pada diri sendiri dan ketika membuat acara. Kalau memang konsep sudah sesuai, terus target audiens udah ditentukan, maka buatlah sesuatu mengalir dengan kejujuran, ketulusan. Misal nawarin untuk kerja sama yaa jelaskan keuntungan, kerugiannya apa. Dengan tenant, dengan sponsor, jelasin aja target audiensnya dapat berapa dan paling penting kalau pemberitaan di sosmed jujur aja kali. Yang beneran acara sukses dan rame bakal tersebar luas sendiri kok. Begitu pula kalau ada kekurangan. Jangan dibuat-buat. Misalnya acara ini sukses, meriah, antusiasme warga berduyun-duyun memenuhi stand, padahal warganya yaa memang orang yang disuruh datang atau ngesyut videonya pas momen rame-ramenya doang. Paling parah yaa orang-orang mereka sendiri yang ditanyain testimoni mengenai acara. Ehh, ini bikin acara buat peserta/pengunjung atau panitia sendiri sih? kok testimoninya dari diri sendiri? Lhah, masuk akal? hehe.
4. Tahu kapasitas dan kemampuan diri. Semisal punya konsep yang matang, yang keren lah pokoknya. Terus udah rekrut tim. Setelah itu udah jalan tuh persiapan. Ehh ternyata banyak kendala karena berbagai sebab, akhirnya konsep dan implementasi gak jalan. Banyak kekurangan. Ya udah akui saja itu, kecilkan skala kegiatannya jadi sesuai tenaga panitia. Ga usah maksa bikin acara besar tapi kacau. Eh tapi dibungkus dengan propaganda media yang tetap bilang bahwa itu keren. Orang-orang menilai lho.
Jangan dikira orang-orang hanya menilai dari postingan media sosial. Justru kenyataan asli di lapangan itu membekas di benak penonton/pengunjung/peserta acara seterusnya dan bisa jadi disebarkan dari mulut ke mulut. Mending ngakui kalau emang kegiatan berjalan natural sampai akhirnya pihak klien, tenant bisa memaklumi atau tetap memaksakan "branding/image" dibagusin di media agar tetap terlihat baik-baik saja tapi sejatinya malah ada retakan yang siap jebol? Para pembuat acara memilih.
5. Untuk acara-acara yang baru dimulai atau baru digagas sebaiknya tidak memaksakan mencari keuntungan finansial sebesar-besarnya. Karena tujuan utamanya yaitu mengenalkan dulu produk/acara kita ke khalayak yang lebih luas. Inget kan biasa suatu produk baru kalau diluncurkan disertai promo diskon atau banyak bonus dan di balik layarnya ada yang namanya "bakar uang"? Nah, jangan terlalu nafsu cari untung dulu kepada klien/pelanggan/penonton kecuali anda sudah jago dan punya bekingan kuat sih.
Kenapa? Ya kalau memaksakan keuntungan sebesar-besarnya ada 2 kemungkinan. Beneran untung dan it`s okay, tapi kalau lihat studi kasusnya, cek aja acara-acara sejenis. Kemungkinannya kecil terjadi. Kemungkinan besar yang terjadi adalah boncos karena acara sepi dan image yang ada di orang-orang adalah "event cari untung doang". Tahu kan maksud saya tadi punya bekingan? Artinya ada sosok yang siap menanggung secara finansial jika rugi. ya aman aja kalau event-nya rugi.
Sementara ini dulu. Mungkin kalau ada tambahan akan saya sampaikan lagi. Selamat menikmati tulisan ini, kali aja ada manfaatnya. Hidup kepanitiaan!! Hidup mahasiswa anak organisasi!! wkwkwkw. Hidup pekerja kantoran yang biasa disuruh nyambi-nyambi kepanitiaan!! Hidoep!!
Tambahan:
6. Perlakukan klien/peserta/penonton/pengunjung dengan sebaik-baiknya. Kalau memang mengundang ya tunjukan ramah-tamah (hospitality) dengan semaksimal mungkin. Jelaskan dengan baik acaranya. Tawarkan pilihan-pilihan yang tersedia. Jangan paksakan sesuatu kepada klien karena itu menyebalkan. Apalagi menyepelekan pengunjung yang sudah diundang dengan membiarkan dengan alasan "lho kan anak SMA juga udah dewasa, pasti mereka bisa menjaga diri kok. Gak perlu dikawal atau diarahkan."
Iya kalau sesuai dengan harapan. Kalau meleset, misalnya pas peserta datang, terus mereka berpikir "lho aku kok dibiarkan gini. Ini mana panitianya yang nyambut. Terus kok panitianya cuek yaa aku ga dijamu atau diarahkan gitu." Percayalah bahwa ramah-tamah atau hospitality ke klien adalah one of the best marketing. Ga perlu videotron iklan mahal. Tapi perlu membuka diri untuk bersikap ramah dan konsisten. Orang-orang akan menilai dan menyebarkan dengan sendirinya kebaikan panitia acara.
Kalau ga percaya, cobain aja. Jika kamu memperlakukan dengan baik klien/peserta/pengunjung, maka mereka akan lebih ingat perlakuan panitia terhadap mereka walaupun acara berlangsung dengan buruk. Tapi acara yang bagus pun, akan tetap dikenang tidak nyaman ketika panitia tidak menggarap "hospitality" dengan baik. Kalau masih mau ditutup dengan branding ya silakan. Adu kuat sama kenyataan di lapangan yang membekas di benak peserta. Silakan dicoba dan selamat berproses (jika mau).
(Aldino adalah alumni kepanitiaan mahasiswa era 2013-2017)
Komentar
Posting Komentar